El conmutador es el primer contacto de tus clientes con tu empresa o negocio ¿pero esa grabación está dando el mensaje adecuado?

La grabación de conmutador es la primera imagen que se ofrece a quienes quieren comunicarse con tu empresa vía telefónica y lo ideal es que sea fácil de entender, que esté grabado por una voz agradable y sea eficiente.

Sin embargo, muchas veces los conmutadores más que un aliado son un enemigo de nuestra empresa, al convertir en un pantano de opciones lo que debería ser un medio de contacto sencillo y eficiente.

Un conmutador que lleva a tus clientes a un viaje eterno por opciones que no dan resultados o que contiene un menú bastante largo antes de dar las opciones provocará que las personas opten por marcar cero para comunicarse con la operadora, o en ese caso colgar la llamada, debido a la desesperación.

¿Sabes si tu conmutador se ha convertido en el que nadie quiere escuchar?

Un primer indicio para saber si la grabación de tu conmutador es funcional es determinar cuántas de las llamadas que recibes pasan por la operadora. Si la recepcionista de tu empresa es quien termina distribuyendo las llamadas al departamento adecuado, significa que tu grabación es un lío y no sólo no ayuda a tus clientes, probablemente también te esté haciendo perder nuevos prospectos.

RENOVAR TU CONMUTADOR

Escucha tu propio conmutador y considera si el mensaje de bienvenida es adecuado, si las opciones del menú te pueden llevar rápidamente a tu búsqueda y revisa si cuentas con un mensaje de espera o si es un tono musical genérico la que acompaña a tu cliente mientras espera en línea.

Si tu grabación de conmutador se ha convertido en algo tedioso de escuchar, es hora de revisarlo.

Lo importante de un conmutador es que quien llama tenga una respuesta rápida y factible; que, si tiene que seleccionar entre muchas opciones, sean claras y precisas; y que si debe permanecer un tiempo en línea, pueda escuchar un audio en espera que sea agradable y le dé información relevante que podría utilizar.

Puntos a CONSIDERAR AL RENOVAR LA GRABACIÓN DE TU CONMUTADOR.

La primera impresión de nuestro conmutador es la que cuenta.
Con una sociedad cada vez más acostumbrada a lo inmediato y express, no puedes perder ni un segundo con frases o explicaciones innecesarias. Tu conmutador debe ser conciso y claro.

El mensaje de bienvenida de tu IVR debe tener información clara que identifique a la empresa, pero sin extenderse, largo o innecesario. El tiempo es el elemento más valioso.

La parte sustancial para evitar que tu conmutador se convierta en algo tedioso de oír, es la organización del menú de extensiones. Si por el tamaño de tu empresa debes incluir muchas opciones, es importante que organices categorías que permitan presentar varios tipos de nivel del menú, en lugar de mencionar una larga lista de opciones.

No olvides del mensaje en espera. Usa ese momento en la línea para que tus clientes o prospectos reciban información sobre la empresa.

Referencias: ¿Sabes si tu conmutador trabaja a tu favor?